มารู้จักกับ Microsoft Excelกันดีกว่า

มารู้จักกับ Microsoft Excelกันดีกว่า

โปรแกรม Microsoft Excel เป็นโปรแกรมประเภทสเปรดชีต (spreadsheet) หรือโปรแกรมตารางทำงานซึ่งใช้เก็บข้อมูลต่าง ๆ สูตรคำนวณ ลงบนแผ่นตารางงานคล้ายกับการเขียนข้อมูลลงไปในสมุดที่มีการตีช่องตารางทั้งแนวนอนและแนวตั้ง ตารางแต่ละช่องจะมีชื่อกำกับไว้ในแนวตั้งหรือสดมภ์ของตารางเป็นตัวอักษรภาษาอังกฤษเริ่มจาก A,B,C,...เรื่อยไปจนสุดขอบตารางทางขวา มีทั้งหมด 256 สดมภ์ (Column) แนวนอนมีหมายเลขกำกับเป็นบรรทัดที่ 1,2,3,...เรื่อยไปจนถึงบรรทัดสุดท้ายจำนวนบรรทัดจะต่างกันในแต่ละโปรแกรมในที่นี้เท่ากับ 65,536 แถว (Row) ช่องที่แนวตั้งและแนวนอนตัดกันเรียกว่า เซลล์ (Cell) ใช้บรรจุข้อมูล ข้อความ หรือสูตรคำนวณ ปัจจุบันโปรแกรมตารางทำงาน มีความสามารถ 3 ด้าน คือ คำนวณ นำเสนองานด้วยกราฟและแผนภูมิ จัดการฐานข้อมูล โปรแกรมประเภทตารางทำงานมีผู้พัฒนาขึ้นมาหลายโปรแกรม เช่น ปี 2522ใช้โปรแกรมตารางทำงานชื่อว่า วิสิแคล(VisiCalc) ต่อมาปรับปรุงชื่อว่า ซุปเปอร์แคล (SuperCalc) ในปี 2525 ในพัฒนาโปรแกรมชื่อว่า มัลติแพลน (Multiplan) ปี 2526ได้ปรับปรุงโปรแกรมชื่อว่าโลตัส 1-2-3 (Lotus 1-2-3) เป็นที่นิยมอย่างมาก ออราคิล (Oracle) และต่อมาบริษัทไมโครซอฟท์ได้พัฒนาระบบงานวินโดวส์ขึ้นมาเพื่อให้ใช้ได้ง่ายชื่อว่า ไมโครซอฟท์เอ็กเซล (Microsoft Excel) ซึ่งเรียกว่า เอ็กเซล (Excel)

โปรแกรมตารางทำงานหรือกระดาษคำนวณ(Spreadsheet) ที่มีใช้ในประเทศไทย เริ่มจากโปรแกรม Lotus 1-2-3 ที่ทำงานบน DOS และได้รับการพัฒนาการใช้อย่างต่อเนื่องเป็น Microsoft Excel

การเรียกใช้งาน โปรแกรม Microsoft Excel สามารถทำงานได้ 2 วิธีดังนี้



วิธีที่ 1 เรียกใช้โปรแกรมผ่าน Start Menu มีวิธีดังนี้

1. คลิกที่ปุ่ม

2. เลื่อนเมาส์ไปชี้คำสั่ง All program

3. เลื่อนเมาส์ไปที่ Microsoft office

4. เลื่อนเมาส์ไปที่ Microsoft office Excel คลิก



วิธีที่ 2 เรียกใช้โปรแกรม Microsoft Excel จาก ช็อทคัท(Shortcut) โดยดับเบิ้ลคลิก (Double Click) ที่ สัญลักษณ์

โครงสร้างของ Microsoft Excel

เมื่อเข้าสู่การทำงานของ โปรแกรม Microsoft Excel จะปรากฏหน้าตาของโปรแกรมซึ่งประกอบด้วยโครงสร้างต่าง ๆ ดังรูป



ปกติการเรียกใช้งาน โปรแกรม Microsoft Excel เปิดแฟ้มคือสมุดงานขึ้นมาซึ่งสมุดงานจะประกอบด้วยแผ่นงาน หลาย ๆ แผ่นรวมกัน ซึ่งในไฟล์ของสมุดงานแต่ละไฟล์จะมีแผ่นงานได้สูงสุด 255 แผ่นโดยการแทรกแผ่นงาน การแทรกแผ่นงาน คลิกที่คำสั่ง แทรก
ชนิดของข้อมูลที่ต้องการใส่ในเซลล์ของโปรแกรม Microsoft Excel

1. ข้อมูลประเภทข้อความ (Text) หมายถึง ข้อมูลที่ไม่นำมาคำนวณ อาจเป็นตัวอักษร ตัวเลข เครื่องหมาย การใส่ข้อมูลที่มีความยาวมากกว่าความกว้างของเซลล์ข้อความนั้นจะถูกแสดงต่อไปในเซลล์ที่อยู่ทางขวามือ ตราบใดที่เซลล์ทางขวามือนั้นยังไม่มีข้อมูล ข้อมูลชนิดนี้จะถูกจัดให้อยู่ชิดซ้ายของเซลล์เสมอ

2. ข้อมูลประเภทตัวเลข (Numeric) ข้อมูลที่นำมาคำนวณได้ ข้อมูลจะอยู่ชิดขวา และไม่สามารถแสดงผลเกินความกว้างของเซลล์ได้ ถ้าความกว้างของเซลล์ไม่พอจะปรากฏเครื่องหมาย ####### การแก้ไขโดยขยายความกว้างของเซลล์ออกไป

3. ข้อมูลประเภทวันที่ (Date) หมายถึงข้อมูลที่ประกอบด้วยวันที่และเดือน เดือนและปี หรือวันที่ เดือนและปี โดยเดือนสามารถกำหนดได้ทั้งแบบตัวเลข หรือตัวอักษร ข้อมูลชนิดนี้นำไปคำนวณได้

4. ข้อมูลประเภทเวลา (Time) หมายถึงข้อมูลที่ประกอบด้วยชั่วโมงและนาที โดยมีเครื่องหมาย : ข้อมูลชนิดนี้สามารถนำไปคำนวณได้

5. ข้อมูลประเภทสูตร (Formular) ข้อมูลประเภทนี้คือสมการคณิตศาสตร์ จะต้องใช้เครื่องหมายเท่ากับ (=) นำหน้า

บางครั้งเมื่อเราป้อนข้อมูลแล้ว อาจเกิดการผิดพลาดขึ้นได้ เราลองมาดูซิว่าจะมีวิธีการแก้ไขการผิดพลาดนั้นๆได้อย่างไร

การแก้ไขข้อมูล

ในการป้อนข้อมูลลงในเซลล์ของตารางทำงาน ถ้าเกิดมีการพิมพ์ผิดเราสามารถแก้ไขข้อมูลที่พิมพ์ผิดให้ถูกต้องได้ง่าย การแก้ไขข้อมูลมี 2 กรณี คือ

1. ถ้าต้องการแก้ไขข้อมูลขณะกำลังป้อนข้อมูลและยังไม่ได้กดแป้น Enter ทำได้โดยการเลื่อนตัวชี้ไปที่อักขระที่ผิดแล้วกดแป้น Backspace แต่ต้องการยกเลิกการพิมพ์ทั้งหมดให้คลิกที่เครื่องหมายผิดที่แถบสูตร หรือกดแป้น ESC ก็ได้

2. การแก้ไขข้อมูลที่มีการกด Enter ไปแล้วสามารถทำการแก้ไขข้อมูลที่ผิดได้ สองแห่งบนตารางคือแก้ไขข้อมูลบนแถบสูตร หรือแก้ไขข้อมูลในเซลล์โดยตรงทำได้ 2 วิธีดังนี้

2.1 วิธีที่ 1
1) คลิกที่เซลล์ที่ต้องการแก้ไขข้อมูล
2) พิมพ์ข้อมูลที่ต้องการใหม่
3) กดแป้น Enter

2.2 วิธีที่ 2

1) คลิกที่เซลล์ที่ต้องการแก้ไขข้อมูล
2) ใช้เมาส์คลิกที่จุดที่ต้องการแก้ไข หรือกดแป้น F2 แล้ว กดแป้นลูกศร เพื่อเลื่อนเคอร์เซอร์ไปยังตำแหน่งที่ต้องการแก้ไข
3) ทำการแก้ไขข้อมูล
4) กด Enter

การปิดแฟ้มข้อมูล
1. คลิกที่คำสั่งแฟ้ม(File) > ปิด(Close)



หรือ คลิกที่เครื่องหมายกากบาทล่างด้านขวามือ

การออกจากโปรแกรม Excel

1. คลิกที่คำสั่ง แฟ้ม (file) > จบการทำงาน (Exit)



2. คลิกที่เครื่องหมายกากบาทบนด้านขวามือสุด



3. คลิกที่ปุ่ม Control Menu Bar ( คลิก ด้านซ้ายบนสุดแถบชื่อเรื่อง) คลิกที่ ปิด (Close) หรือ


โครงสร้างของแผ่นงาน (WorkSheet) จะมีลักษณะเป็นตารางขนาดใหญ่ โ(Insert) > แผ่นงาน (Worksheet) หรือคลิกที่ชื่อแผ่นงาน (worksheet) แล้วคลิกขวา > คลิกแทรกดยมีการแบ่งพื้นที่ทางแนวนอนออกเป็นส่วน ๆ เรียกว่า แถว (Row) จะใช้ตัวเลขเป็นตัวระบุตำแหน่งของแถว เริ่มต้นที่ 1 และสิ้นสุดที่ 65,536 (ถ้าเป็นExcel 97 จะได้16,384) และแบ่งพื้นที่ทางแนวตั้งออกเป็นส่วน ๆ เรียกว่า สดมภ์ (Column) จะมีทั้งหมด 256 สดมภ์ โดยจะใช้ตัวอักษรภาษาอังกฤษเป็นตัวระบุตำแหน่งเริ่มจาก A - IV สดมภ์และแถวมาตัดกันเป็นช่องเล็ก ๆ เรียกว่า เซลล์ (Cell) ซึ่งมีจำนวนเซลล์เท่ากับจำนวนแถวคูณด้วยจำนวนสดมภ์ และมีชื่อเรียกตามชื่อสดมภ์หรือคอลัมน์ตามด้วยชื่อแถว เช่น A1 หมายถึงอยู่ที่สดมภ์หรือคอลัมน์ A แถวที่ 1

แห่ลงที่มา: www.google.com

http://www.krumai.com/ex/p6_1_11.html